Уверен, у каждого бывали случаи, а порой и очень часто, когда вы пытаетесь согласовать какой-нибудь большой документ, с несколькими сотрудниками, но у всех постоянно не находится времени чтобы прочитать, поставить резолюцию или внести свои замечания.
Для меня, как и для многих моих коллег, процесс согласования документов является очень демотивирующим, особенно в тех случаях, когда над документом (скажем договор или ТЗ), поработали от души и он получился на славу.
Действительно неприятно, что ты рвал волосы на своей жопе и на жопе других сотрудников, чтобы состряпать приятное и качественное ТЗ, а на твою работу вот так просто плюют, отговариваясь большой загруженностью, более важными делами или еще чем-либо. Не знаю, как вы справляетесь с этим, но лично я нашел для себя простое решение.
По-мне, так люди долго согласовывают такие документы по двум причинам 1) им впадлу неохота разбираться во всем документе, 2) не охота брать на себя ответственность за весь документ.
1. Лично я могу понять чувства сотрудника, например, из инженерного отдела, когда ему на согласование приходит ТЗ на 60-ти листах (и не дай бог полностью оформленных по ГОСТу), из которых его часть — это пара параграфов в начале документа, и один в конце. Прежде всего, ему надо прочитать все. Потом ему надо определить свою часть. Потом надо немножко посомневаться, будет ли он нести какую-то ответственность, за какой-то пункт, который вроде к нему не относится, но вроде и относится. Потом он посмотрит список согласующих, увидит что там есть сотрудник службы разработки, к которому этот пункт тоже может относится и в результате решит, что подождет пока согласует разработчик. Скорее всего разработчик подумает такие же думы и будет ждать пока согласует инженер. Ну, а найти отговорку почему не согласовано во время, для обоих не займет много времени.
Если смотреть чисто технически, то оба конечно козлы, но с другой стороны я их действительно могу понять. Для них основная работа – это делать, а не согласовывать, а если неосновная работа занимает больше 10% времени, то ее можно и отложить.
Чтобы избежать такой шляпы, я всегда при согласовании документов выписываю параграфы (номера пунктов) для каждого согласующего. Если хорошо знаком с документом, то на это требуется около 5-10 минут, то есть никаких мегатитанических усилий и действительно ускоряет работу по согласованию документов. В результате рассылка на согласование документа выглядит так:
Добрый день коллеги.
В рамках проекта [1011] На поставку мега решения для компании Уралмегакомпани прошу вас согласовать Техническое задание:
Иванов [Инженер]: Пункты 1.11, 1.14-1.17, Раздел 2, Раздел 3. Особое внимание уделить, спецификации на модуль…
Петров [Разработка]…
Прошу согласовать документ, до 01.01.2010,
Подписи листа согласования будут собираться 02.01.2010,
Согласование с Заказчиком должно начаться не позднее 03.01.2010.С уважением…
При такой постановке отвертеться намного труднее, чем просто выслать документ с требованием согласования его. Для исполнителя это тоже на много проще, ему уже не надо читать все, и не надо ломать голову, что его, а что нет. Он точно знает, за что он подписывается, и если будет косяк в какой-то другой части документа, то к нему никаких вопросов или претензий уже не будет. Ну, и самое главное плюс, он видит, что проджект не только постоянно катается на лифте, и безостановочно гоняет чаи, но и немножко думает о нем.
2. Если речь идет о внутреннем согласовании, после которого документ пойдет на утверждение клиенту, все хуже. Одно дело согласовывать внутренние документы, а другое внешние, тут ответственность уже побольше – можно за неаккуратность и по шапке хорошенько получить. Поэтому такие документы согласуются еще дольше.
Чтобы такого не происходило, я обычно всех заранее предупреждаю, когда документ уйдет заказчику и ровно за один день пробегаюсь с обходным листочком по всем согласующим, с требованием подписать его немедленно.
Если кто-то (практически все) говорит, что еще не прочитал, то я обычно говорю, что подписать надо сейчас, а документ будет отправлен завтра вечером, так что у тебя есть еще 1.5 дня, чтобы с ним ознакомиться, и если в нем будет что-то некорректно или требующее редакции, то документ будет исправлен и только после этого отправлен.
Вы можете мне не верить, но для меня это работает, я еще не разу не получал отказа подписать лист согласования, так как на это просто нет оснований и не разу не отправлял несогласованный документ или не в срок из-за задержки в согласовании.
В 40% случаев (это конечно приблизительная цифра), люди либо остаются после работы, либо забирают документы домой и согласовывают их там.
DISCLAIMER:
Я прекрасно понимаю, что все что я сказал может работать не всегда и не везде, что с руководством такое провернуть сложно, что с клиентом такое провернуть практически не возможно, что тебя тупо могут послать. Все что тут описано это общая модель, которая вполне возможно работает только для меня на протяжении 7-ми лет, в рамках 3-х компаний.
Кстати, давно хотел вам рассказать! Отзывы туристов о праге - добрые мои приятели кинули мне ссылку...
Что-то выражание вспомнилось: "Это заговор против меня и Франции!" Принтер hp laserjet в екатеринбурге - навряд ли отыщешь дешевле в этом году...
Всплыла в памяти (кверху пузом) фраза, "Да Фантомас я, Фантомас!" Купить монитор в екатеринбурге: добрые люди поделились ссылкой!..
