Цепочки писем

Не сочтите меня полным идиотом. То что я хочу написать, возможно для любого ПМ’а вещь сама собой разумеющаяся, но лично я много раз замечал, что не все, а точнее никто из ПМ’ов, этим никогда не пользуется.

Во избежание дальнейших вопросов, примем за начальное условие, что я работаю исключительно в говённых компаниях, где о проджект менеджменте знают только понаслышке. Что в моих компаниях, не проводят первичного обучения, не воспитывают заказчиков, не согласовывают или не соблюдают регламент. И что, если бы с самого начала все делали правильно и по уму: писали уставы, согласовывали все и вся, подавали бы на заказчиков в суд за нарушение договорных сроков/обязательств и проч, то ничего из того что написано ниже не понадобилось бы делать.

Но так как в реальной жизни моей компании все не так, то я все-таки напишу.

Лично я лет пять назад сформировал себе несколько правил работы с почтой, и одно из них гласит: “Леня, будь умным и веди цепочки писем”. Это означает, что все письма по проекту (это не всегда выходит), или по конкретному вопросу, должны быть собраны в единую цепочку форвардов и реплаев.

Изначально это задумывалось, для того, чтобы дрючить заказчиков и сотрудников, но потом выяснилось, что у подобного подхода есть еще несколько полезных свойств. Но начнем с первого, а именно с дрючки.

Если вы системный интегратор и работаете скажем с гос. заказчиком, то знаете, как сложно добиться от такого заказчика выполнения его проектных обязательств (например, получить описание БП, согласования ТЗ или подготовки серверной для развертывания вашего оборудования), и в конечном итоге, всю вину за задержку сроков проекта возложат на вас, а доказывать обратное будет достаточно сложно, в случае если суммарная задержка произошла не из-за какого-то большего косяка со стороны заказчика, а нескольких маленьких.

Если мне, например, надо получить схему площадки антенного поста, то я пишу письмо ответственному лицу и после отправки исходящего письма ставлю на него “дневной” или “двухдневный” флаг. Если к моменту когда влаг заэкспарился никакого ответа не пришло, я делаю на это исходящее письмо форвард на этого же сотрудника с повторной просьбой и опять ставлю флаг. Это все не отменяет звонков, по телефону или других видов общения. Преимущество в том, что при таком подходе, ответственных сотрудник, всегда может оценить как сильно он задерживает работы, сколько раз ему было сделано напоминание и в случае, если напоминания не действуют, что можно всю цепочку разом форварднуть на его руководителя с просьбой как-нить посодействовать ускорению процесса. При этом, вы не жалуетесь, не эскалируете, а просто радеете за качество проекта, но притом весь состав преступления, как говориться на лицо.

У меня были случаи, когда ответственные сотрудники прочухивали в чем дело и старались порвать цепочку, то есть отвечали на мое письмо в новом письме. В этом случае, я при ответе на письмо, копирую его текст, со всеми шапками и подписями и вставляю в исходную цепь.

Также я старюсь в этой цепочке фиксировать всю историю общения по данному вопросу. Например, если какой-нить умник, не желая оставлять письменные доказательства, в ответ на мое письмо позвонит мне и скажет, что все сделает, скажем, к понедельнику, то я делаю форвард ему с текстом типа:

Добрый день Сергей.

Прошу вас в соответствии с нашей договоренностью (по телефону 01.01.2009) выслать мне схему площадки антенного поста до понедельника 05.01.2009.

Также хочу напомнить вам, что в случае отсутствия у нас схемы до 05.01.2009 компания XXX не может вам гарантировать завершения проекта поставки решения IPTV  в установленные сроки.

С уважением, Вася Пупкин.

Из других плюсов:

1. Проще отслеживать состояние вопроса, все находится в одном письме и не надо, рыскать по почте.
2. В случае эскалации вопроса, вам будет проще собрать, а руководителям оценить материал.
3. Если, вы привыкли работать с задачами Outlook, то меньше вероятность самому забыть про вопрос.
4. В случае, если вы это уже использовали на каком-то сотруднике, то он будет понимать, что вы с него так просто не слезете и чем ему грозят задержки и затягивания с его стороны.

DISCLAIMER

Я, перечитал, пост и понимаю, что все это звучит как ненужная хрень, но смею вас заверить, что несмотря на простоту – это очень действенный подход.

Помнится, было так - "Товарищи, cмотрите, ЛЮБИТЕЛЯ бьют!" Пальто женские - умные люди кинули ссылку.

Каждый раз приходится напоминать - "Здравствуйте, царь, очень приятно. Царь, очень приятно." Документы для закрытия фирмы - умные люди рассказали!..

Это как в метком выражении: "Не приставай к царю!" Изолента: добрые люди поделились ссылкой!..